TRANSFORMACIÓN DIGITAL….. ¿DEL DPTO. DE PERSONAL Y RR.HH?

En los últimos años, se viene hablando mucho y de forma muy profunda, de la importancia de la transformación digital de las empresas para afrontar los retos que tienen para, no ya solo mantener la actividad o crecer, sino incluso, para sobrevivir en un entorno cambiante a velocidad de vértigo. Conceptos como Industria 4.0, IOT (Internet of Things), Empresa Hiperconectada, Digital Twin (Gemelo Digital), Robótica, Big Data, Inteligencia Artificial, Ciberseguridad, etc, están a la orden del día. Pero en todo este mapa de revoluciones, disrupciones y evoluciones digitales, ¿dónde quedan las personas?¿los emplead@s de nuestras empresas que tendrán que evolucionar, adaptarse y “sufrir” todo este maremágnum digital?.

Sin duda será, o es ya, muy importante, ayudar a adecuar a nuestros emplead@s para que dispongan en su desempeño, de un perfil digital adecuado y suficiente para gestionar todos los procesos digitales que están llegando, cada un@ dentro su marco de actividad habitual. Por ello, las empresas deberán adecuar las competencias digitales de sus trabajadores y realizar un seguimiento normalizado en la evaluación periódica de las competencias necesarias a cubrir (de forma similar a la del desempeño). Pero este es un apartado que trataremos con más profundidad en un contenido específico en las próximas semanas.

Hoy quiero hablar de la importancia que tiene el de dar pasos, aunque sean lentos, pero firmes, en la transformación digital del Dpto. de Personal y RR.HH para mejorar los procesos de la Gestión de las Personas.

Dentro de las conversaciones y diálogos que establezco habitualmente con los directores/as de las empresas, lógicamente me encuentro de todos los colores y perfiles posibles, desde los que llevan años dando pasos para mejorar los procesos del Dpto. y poderlos gestionar de manera digital,  l@s que piensan que haciendo los procesos en papel y mecanizando todos los datos manualmente desde el Dpto. funcionan bien y no tienen por qué cambiar, hasta l@s que les gustaría hacerlo, pero desde Gerencia no se ve como algo importante o prioritario y prefiere invertir en máquinas o equipos, en vez de en su capital humano. Detecto una variación importante entre Directores/as de digamos, la “old school”, acostumbrados a trabajar en papel (lo que no está en papel, ni existe, ni es válido), a la nueva hornada de Directores/as a los cuáles, ver más papeles de los estrictamente necesarios encima de su mesa o de la de sus colaboradores/as, les produce importantes sarpullidos por todo el cuerpo.

Desde Ibermática, queremos ayudar a las empresas, a través de nuestros servicios y soluciones, a mejorar los procesos de los departamentos de personal para facilitar digitalizarlos, descentralizar la obtención de los datos, disminuir a la mínima expresión la imputación o duplicación manual de datos en los aplicativos del dpto., eliminar papel, etc. Que procesos tales como, ver el recibo de nómina en papel, solicitar vacaciones cumplimentando un papel que tenga que aprobar el supervisor y después alguien del dpto. de personal lo tenga que mecanizar, solicitar permisos de ausencias de fechas, solicitar un curso de formación rellenando un papel que alguien lo deba posteriormente validar y mecanizar, realizar los cuestionarios de evaluación del desempeño a lapiz y  papel, buscar documentación de los expedientes de los empleados/as en un archivo (o archivos) con decenas (o centenares) de archivadores A/Z, etc… pasen a ser rémoras del pasado, y podamos conseguir que las empresas realicen los mismos, o por lo menos, casi los mismos esfuerzos en digitalizar el Dpto. Personal y RR.HH y por ende su capital humano, que los que realiza en digitalizar otras áreas de la compañía.

Dentro de estas soluciones de digitalización contamos con:

> Portal del Empleado y del Supervisor para Nóminas, Administración de Personal y RR.HH IBERPER: Aplicativo web integrado con la solución de Nóminas y RR.HH IBERPER, que permite gestionar de manera digital y descentralizada, los procesos que necesite cada empresa en este área, para facilitar al Dpto. de Personal y RR.HH, a los emplead@s y a sus supervisores el acceso a la información de forma ágil, la solicitud de modificación de datos relativos a esta área y generar las acciones necesarias para las gestión de los datos de personal: ver datos personales, profesionales, formativos, ver recibo de nómina, certificado de retención de IRPF, modelo 145, publicar documentación corporativa, departamental o por emplead@, solicitud de vacaciones, imputación de incidencias por fecha, cantidad o importe, solicitud de cursos de formación, solicitudes de mejora de adecuación de la vida laboral y familiar, análisis de la adecuación de cada trabajador/a a su puesto de trabajo, evaluación del desempeño, gestión de retribución flexible, gestión de gastos de viaje, etc.

> Portal del Empleado y del Supervisor para Gestión Horaria y Planificación VISUALTIME LIVE: Es un aplicativo web, desarrollado por Robotics, que permite gestionar de forma digital (desde PCs, dispositivos móviles, o desde los propios terminales de fichar) los procesos relativos al área de presencia y gestión horaria de la empresa. Permite a los emplead@s y sus supervisores realizar, gestionar y validar, procesos tales como: realización de fichajes, visualización del calendarios y sus horarios, visualizar saldos mensuales o anuales (horas trabajadas, horas extras, días de vacaciones pendientes de disfrutar, saldo de horas de disfrute, horas de médico, horas de absentismo retribuido o no, etc.), solicitud y gestión completa de vacaciones, previsión de días u horas de ausencias, etc.

> Digitalización y Gestión Documental NEWFILE: Es un aplicativo que permite digitalizar todo el archivo en papel, ya no  solo del Dpto. de Personal y RR.HH, sino de toda la empresa. Podrá archivar, compartir y recuperar fácilmente toda su documentación departamental o corporativa, a cualquie> r hora y desde cualquier lugar, mediante una herramienta flexible y adaptable a cualquier ámbito de aplicación. Permite puesta en explotación rápida, sencilla y económica. Por su estructura modular, NewFile es una plataforma altamente escalable, facilitando al cliente la incorporación de nuevas funcionalidades al sistema en la medida en que las vaya necesitando. El producto puede trabajar con varios tipos de motores de bases de datos (Access, SQL Server, Oracle, etc.), siendo capaz de acceder a cualquier otra base de datos de cliente mediante ODBC, integrándose fácilmente con el aplicativo ERPs u otros, existentes en la organización. Soporta diversas tecnologías de control de escáneres, pudiendo utilizar la mayoría de ellas.  Debido a su estructura, flexibilidad y a los módulos que utiliza, esta plataforma está pensada y diseñada para adaptarse a todas las necesidades documentales de la organización. Su implantación permite mitigar los riesgos de siniestros, a la vez que posibilita la realización de copias de respaldo, ahorra espacio físico, reduce los costes y agiliza la consulta, gestión y seguridad de los documentos.

Arturo Echevarria  

a.echevarria@ibermatica.com

Dpto. Soluciones de Personal y RR.HH

Ibermática, S.A.